بلاگ
امنیت نگهداری اسناد فیزیکی در سازمان ها
در عصر حاضر که تحولات دیجیتالی شتاب گرفته است، شاید تصور شود که اهمیت کاغذ و بایگانی های سنتی رو به افول است، اما واقعیت در لایه های زیرین و حیاتی سازمان ها چیز دیگری را نشان می دهد. حجم عظیمی از سوابق حقوقی، قراردادهای استراتژیک، پرونده های پرسنلی و اسناد مالی همچنان بر بستر کاغذ استوار هستند و از بین رفتن یا افشای آن ها می تواند هویت یک کسب و کار را با خطری جدی مواجه سازد.
به همین دلیل، امنیت نگهداری اسناد به عنوان یکی از ارکان اصلی پدافند غیرعامل و مدیریت تداوم کسب و کار شناخته می شود. سازمان هایی که نتوانند توازن دقیقی میان دسترسی پذیری به اطلاعات و حفاظت از آن ها ایجاد کنند، همواره بر لبه پرتگاه ریسک های عملیاتی قدم می زنند. حفاظت از این دارایی های اطلاعاتی تنها به خرید چند کمد فلزی محدود نمی شود، بلکه نیازمند استقرار یک نظام جامع مدیریتی است که تمامی تهدیدات محیطی و انسانی را پوشش دهد.
وقتی صحبت از ایمنی مدارک اداری به میان می آید، منظور ایجاد لایه های دفاعی متعددی است که از فنس های پیرامونی ساختمان آغاز شده و تا ساختار مولکولی کاغذهای مورد استفاده ادامه می یابد. در این مقاله از مبین بایگان، ما به بررسی چالش ها و راهکارهای نوین در حوزه امنیت آرشیو می پردازیم تا نقشه راهی مطمئن برای مدیران ترسیم نماییم.
مهم ترین تهدیدهای اسناد فیزیکی
برای پیاده سازی یک سیستم حفاظتی کارآمد، نخستین گام شناخت دقیق دشمنان و عوامل تهدیدکننده است. در علم مدیریت ریسک، تهدیدات متوجه اسناد فیزیکی به دسته های مختلفی از جمله بلایای طبیعی، خطرات تکنولوژیکی و عوامل انسانی تقسیم می شوند. هر یک از این عوامل پتانسیل آن را دارند که امنیت نگهداری اسناد را مخدوش کرده و چرخه حیات اطلاعات را قطع کنند.
بررسی ها نشان می دهد که بسیاری از سازمان ها تنها بر روی یک جنبه از امنیت، مثلاً سرقت، تمرکز می کنند و از عوامل فرساینده و محیطی که به صورت خاموش و تدریجی اسناد را نابود می کنند، غافل می شوند. یک ارزیابی ریسک بایگانی دقیق باید تمامی سناریوهای محتمل، از سیل و زلزله گرفته تا خرابکاری داخلی را مد نظر قرار دهد.
انتخاب تجهیزات مناسب برای کاهش این ریسک ها اهمیت بالایی دارد و دانستن اینکه سیستم بایگانی ریلی چیست می تواند در این مسیر راه گشا باشد.
شناخت ماهیت تهدیدات به مدیران کمک می کند تا بودجه های امنیتی خود را به صورت هوشمندانه تخصیص دهند. به عنوان مثال، در مناطقی با رطوبت بالا، تهدیدات بیولوژیکی اولویت بیشتری نسبت به خطر آتش سوزی دارند، در حالی که در مناطق خشک، آتش سوزی ریسک اصلی محسوب می شود. حفاظت اسناد فیزیکی نیازمند دیدگاهی جامع است که در آن تعامل میان عوامل مختلف سنجیده شود.
در ادامه به تشریح سه دسته از مهم ترین تهدیداتی می پردازیم که بیشترین آمار خسارت را در بایگانی های سراسر جهان به خود اختصاص داده اند و مقابله با آن ها نیازمند دانش فنی و تجهیزات استاندارد است.
رطوبت و آتش
تقابل آب و آتش در محیط بایگانی، یکی از پارادوکس های خطرناک مدیریتی است. آتش سوزی به عنوان مخرب ترین تهدید شناخته می شود که می تواند در عرض چند ساعت، تاریخچه چند ده ساله یک سازمان را به خاکستر تبدیل کند. کاغذ به دلیل ماهیت سلولزی خود، اشتعال پذیری بسیار بالایی دارد و در صورت تراکم زیاد در قفسه ها، مهار آتش بسیار دشوار خواهد بود.
اما نکته چالش برانگیز در تامین امنیت نگهداری اسناد این است که سیستم های اطفای حریق آبی (اسپرینکلرها) که برای ساختمان های معمولی استفاده می شوند، خود می توانند عامل نابودی اسناد باشند. پاشش آب بر روی پرونده ها باعث درهم رفتن جوهر، چسبندگی صفحات و رشد سریع قارچ ها می شود. بنابراین، انتخاب روش اطفای حریق نیازمند دقت نظر ویژه ای است تا راه حل مشکل، خود به مشکلی بزرگتر تبدیل نشود.
از سوی دیگر، رطوبت دشمنی بی صدا و تدریجی است که اغلب تا زمان بروز فاجعه نادیده گرفته می شود. نوسانات رطوبتی باعث تغییر ابعاد کاغذ، تاب برداشتن جلدها و در نهایت تجزیه شیمیایی بافت سند می شود. رطوبت بالا محیط را برای رشد میکروارگانیسم ها و کپک ها مساعد می کند که علاوه بر تخریب سند، سلامت پرسنل بایگانی را نیز به خطر می اندازند.
امنیت نگهداری اسناد در برابر رطوبت نیازمند عایق بندی دقیق دیوارها، سقف و کف، و همچنین استفاده از سیستم های رطوبت گیر صنعتی است. نشت لوله های آب، نفوذ آب باران و حتی رطوبت ناشی از تنفس افراد در محیط های بسته و بدون تهویه، همگی عواملی هستند که باید به دقت کنترل شوند.
دسترسی غیرمجاز
دومین تهدید بزرگ که ماهیتی امنیتی و اطلاعاتی دارد، دسترسی افراد فاقد صلاحیت به اسناد حساس است. در بسیاری از موارد، بزرگترین ضربه ها نه از بیرون سازمان، بلکه از داخل و توسط افرادی وارد می شود که دسترسی غیرضروری به منابع اطلاعاتی دارند. امنیت آرشیو مدارک زمانی به خطر می افتد که سیستم طبقه بندی اطلاعات وجود نداشته باشد و هر کارمندی بتواند به پرونده های محرمانه دسترسی پیدا کند.
سرقت اسناد برای اهداف جاسوسی صنعتی، باج گیری یا رقابت ناسالم، تهدیدی جدی است که مستقیماً اعتبار سازمان را هدف قرار می دهد. علاوه بر سرقت فیزیکی، کپی برداری غیرمجاز و عکس برداری از اسناد نیز در زمره این تهدیدات قرار می گیرند. کنترل نکردن ورودی ها و خروجی های مخزن اسناد، راه را برای نفوذ افراد بیگانه باز می گذارد. ضعف در سیستم های نظارتی و نبود پروتکل های تحویل و تحول سند، باعث می شود که در صورت مفقود شدن یک مدرک، امکان ردیابی و شناسایی مقصر وجود نداشته باشد.
در بحث امنیت نگهداری اسناد، مفهوم “کمترین حق دسترسی” (Least Privilege) باید اجرا شود؛ به این معنی که هر فرد تنها باید به آن بخش از اطلاعات دسترسی داشته باشد که برای انجام وظایفش ضروری است. فقدان دوربین های مداربسته در نقاط کور بایگانی و استفاده از قفل های ساده و قابل کپی برداری، ریسک بایگانی را در برابر دسترسی های غیرمجاز به شدت افزایش می دهد.
فرسودگی
تهدید سوم که اغلب مدیران از آن غافل هستند، فرسودگی ذاتی و محیطی اسناد است. کاغذها، به ویژه کاغذهای تولید شده از خمیر چوب که دارای خاصیت اسیدی هستند، به مرور زمان دچار واکنش های شیمیایی شده و زرد و شکننده می شوند. این پدیده که به “خودسوزی کاغذ” معروف است، تهدیدی جدی برای اسناد تاریخی و بلندمدت محسوب می شود.
علاوه بر عوامل شیمیایی درونی، عوامل بیرونی مانند نور خورشید و اشعه ماوراء بنفش (UV) لامپ های فلورسنت نیز باعث تسریع فرآیند اکسیداسیون و محو شدن جوهر می شوند. امنیت نگهداری اسناد تنها به معنای جلوگیری از دزدی نیست، بلکه شامل حفظ تمامیت فیزیکی سند در برابر گذر زمان نیز می شود.
آفات و حشرات موذی مانند موریانه، سوسک و ماهی نقره ای نیز بخشی از تهدید فرسودگی هستند. این موجودات از سلولز کاغذ و چسب های صحافی تغذیه کرده و می توانند در مدت کوتاهی تونل های عمیقی در پرونده ها ایجاد کنند. گرد و غبار نیز با خاصیت سایندگی خود و جذب رطوبت، به سطح کاغذ آسیب می رساند.
مدیریت این تهدید نیازمند نظافت دوره ای، سم پاشی منظم و کنترل شرایط محیطی است. عدم توجه به این جزئیات باعث می شود که حتی در صورت نبود آتش سوزی و سرقت، اسناد پس از چند سال غیرقابل استفاده شوند و عملاً امنیت نگهداری اسناد با شکست مواجه شود.
راهکارهای افزایش امنیت بایگانی
پس از شناسایی دقیق تهدیدات، نوبت به تدوین و اجرای استراتژی های دفاعی می رسد. راهکارهای افزایش امنیت در بایگانی ترکیبی از اقدامات مدیریتی، اصلاحات ساختمانی و به کارگیری تجهیزات مدرن است. هدف نهایی این است که ریسک های شناسایی شده به حداقل ممکن کاهش یابند و یا اثرات آن ها تعدیل شود.
اجرای اصولی قفسه بندی انبار اداری؛ راهنمای انتخاب و اجرای اصولی یکی از مهمترین زیر ساخت های فیزیکی برای افزایش ایمنی و بهره وری فضای بایگانی محسوب می شود.
در استانداردهای نوین آرشیوی، تمرکز از واکنش به حوادث به سمت پیشگیری از وقوع آن ها تغییر کرده است. سرمایه گذاری در زیرساخت های امنیتی نه تنها هزینه نیست، بلکه نوعی بیمه برای تداوم حیات سازمان محسوب می شود. ارتقای امنیت نگهداری اسناد نیازمند یک رویکرد چندلایه است. لایه اول شامل کنترل های فیزیکی و محیطی است و لایه های بعدی شامل نظارت های الکترونیکی و فرآیندهای انسانی می شود.
استفاده از تکنولوژی های روز دنیا مانند سیستم های هوشمند مدیریت ساختمان (BMS) و قفسه بندی های پیشرفته، نقش بسزایی در تحقق این هدف دارد. در ادامه به تشریح سه راهکار کلیدی و عملیاتی می پردازیم که اجرای صحیح آن ها می تواند ضریب امنیت آرشیو مدارک را به طرز چشمگیری افزایش دهد و سازمان را در برابر تهدیدات بیمه کند.
قفل و کنترل دسترسی
اولین و ملموس ترین راهکار برای مقابله با سرقت و دسترسی های غیرمجاز، استقرار سیستم های پیشرفته قفل و کنترل تردد است. دوران استفاده از کلیدهای مکانیکی ساده که به راحتی گم شده یا کپی می شوند، به سر آمده است. برای تضمین امنیت نگهداری اسناد، بایگانی ها باید به قفل های الکترونیکی هوشمند، سیستم های کارت خوان (RFID) و یا اسکنرهای بیومتریک (اثر انگشت، تشخیص چهره) مجهز شوند.
این سیستم ها امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف را فراهم می کنند و مدیر بایگانی می تواند مشخص کند چه کسی، در چه زمانی و به کدام بخش از مخزن اجازه ورود دارد. همچنین، ثبت دقیق لاگ های تردد، امکان حسابرسی و پیگیری های بعدی را فراهم می آورد. علاوه بر قفل های درب ورودی، خود واحدهای نگهداری اسناد (کمدها و قفسه ها) نیز باید دارای سیستم های قفل مرکزی باشند.
قفل بایگانی باید از نوعی باشد که در برابر دیلم کردن و سوراخ کاری مقاومت داشته باشد. در مخازن بسیار حساس، استفاده از سیستم های احراز هویت دو مرحله ای (مثلاً کارت + رمز عبور) توصیه می شود. نظارت تصویری هوشمند که مجهز به سنسورهای حرکتی باشد، مکمل سیستم های قفل است و هرگونه حرکت مشکوک در ساعات غیراداری را به سرعت به تیم حراست اطلاع می دهد. این سطح از کنترل، ایمنی مدارک اداری را در برابر تهدیدات داخلی و خارجی تضمین می کند.
سیستم بایگانی ریلی امن
یکی از موثرترین راهکارها که همزمان مشکل کمبود فضا و مسئله امنیت را حل می کند، استفاده از سیستم های بایگانی ریلی (Mobile Shelving) است. این سیستم ها متشکل از بلوک های قفسه ای هستند که بر روی ریل حرکت کرده و به یکدیگر می چسبند.
در حالت بسته، هیچ راهرویی بین قفسه ها وجود ندارد و دسترسی به اسناد عملاً غیرممکن می شود. ویژگی منحصر به فرد این سیستم ها در بحث امنیت نگهداری اسناد، وجود درب و قفل مرکزی در آخرین بلوک است. با قفل کردن بلوک انتهایی، کل سیستم به یک مکعب فلزی نفوذناپذیر تبدیل می شود که تمامی پرونده ها را در دل خود پنهان و محافظت می کند.
این ساختار به هم پیوسته، علاوه بر جلوگیری از سرقت، نقش مهمی در حفاظت محیطی ایفا می کند. وقتی قفسه ها به هم می چسبند و با نوارهای درزگیر لاستیکی مهر و موم می شوند، تبادل هوا با محیط بیرون به حداقل می رسد. این امر مانع از ورود گرد و غبار، دوده و حتی نفوذ آب در زمان فعال شدن سیستم های اطفای حریق به داخل طبقات می شود. همچنین، ایجاد تاریکی مطلق در فضای بین قفسه ها، از آسیب دیدن اسناد توسط نور جلوگیری می کند.
بنابراین، سیستم ریلی تنها یک ابزار صرفه جویی در فضا نیست، بلکه یک گاوصندوق بزرگ و ایمن است که استانداردهای امنیت نگهداری اسناد را ارتقا می دهد.
کنترل محیط
راهکار سوم، ایجاد و حفظ شرایط محیطی پایدار و استاندارد است. همان طور که گفته شد، نوسانات دما و رطوبت قاتل خاموش اسناد هستند. برای مقابله با این تهدید، نصب سیستم های تهویه مطبوع دقیق (Precision Air Conditioning) که توانایی تنظیم دما و رطوبت را با دقت بالا دارند، الزامی است. این سیستم ها باید به صورت 24 ساعته فعال باشند و به شبکه برق اضطراری متصل گردند.
علاوه بر تهویه، استفاده از سنسورهای محیطی هوشمند در نقاط مختلف مخزن، به مدیران امکان می دهد تا وضعیت امنیت نگهداری اسناد را به صورت لحظه ای پایش کنند و در صورت انحراف از معیارهای استاندارد، هشدارهای لازم را دریافت نمایند. کنترل محیطی همچنین شامل مدیریت نورپردازی است. استفاده از لامپ های LED با تابش UV صفر و نصب پرده های ضخیم برای جلوگیری از ورود نور خورشید، از جمله اقدامات ضروری است.
سیستم های تصفیه هوا مجهز به فیلترهای هپا و کربن اکتیو نیز برای حذف آلاینده های گازی و ذرات معلق توصیه می شوند. در جدول زیر، خلاصه ای از تهدیدات، راهکارهای پیشگیری و سطح ریسک مرتبط با آن ها برای درک بهتر ارائه شده است:
| تهدید | راهکار پیشگیری و مقابله | سطح ریسک |
| آتش سوزی | سیستم اعلام دود حساس + اطفای حریق گازی (FM200) | بسیار بالا (بحرانی) |
| رطوبت و قارچ | عایق بندی محیط + سیستم رطوبت گیر و تهویه دقیق | بالا |
| سرقت و جاسوسی | قفل های بیومتریک + دوربین مداربسته + سیستم ریلی قفل دار | بالا |
| فرسودگی نوری | حذف نور طبیعی + استفاده از لامپ های بدون UV + تایمر نوری | متوسط |
| گرد و غبار | فیلتراسیون هوا + درزگیری درب ها و پنجره ها + نظافت دوره ای | متوسط |
نقش تجهیزات بایگانی در امنیت اسناد
تجهیزات بایگانی تنها محلی برای قرار دادن پوشه ها نیستند، بلکه سنگ بنای استراتژی حفاظت فیزیکی سازمان محسوب می شوند. کیفیت ساخت، طراحی مهندسی و مواد اولیه به کار رفته در قفسه ها و کمدها، تاثیر مستقیمی بر امنیت نگهداری اسناد دارد.
استفاده از تجهیزات غیراستاندارد و ضعیف، نه تنها اسناد را در برابر حوادث بی دفاع می گذارد، بلکه ممکن است با سقوط یا شکستن، خود عامل تخریب اسناد شوند. بنابراین، انتخاب تجهیزات بایگانی باید بر اساس استانداردهای معتبر و با نگاهی امنیتی انجام شود.
در انتخاب تجهیزات مناسب، مقایسه دقیق میان بایگانی ریلی یا کمد بایگانی می تواند به تصمیم گیری آگاهانه تر مدیران کمک کند.
امروزه تولیدکنندگان تجهیزات بایگانی با درک اهمیت ایمنی مدارک اداری، محصولاتی را عرضه می کنند که دارای ویژگی های حفاظتی خاص هستند. ورق های فولادی با ضخامت بالا، رنگ های الکترواستاتیک مقاوم در برابر خش و رطوبت، و طراحی های ضد زلزله از جمله این ویژگی ها هستند.
سرمایه گذاری بر روی تجهیزات باکیفیت، در واقع سرمایه گذاری بر روی طول عمر و امنیت اطلاعات سازمان است. در ادامه به بررسی دو نوع اصلی از این تجهیزات و نقش آن ها در ارتقای امنیت نگهداری اسناد می پردازیم.
قفسه استاندارد
قفسه های ثابت فلزی، رایج ترین نوع تجهیزات در بایگانی ها هستند، اما همه آن ها استاندارد نیستند. یک قفسه استاندارد باید دارای ستون های تقویت شده باشد تا بتواند وزن سنگین کاغذ را بدون خم شدن تحمل کند. لبه های طبقات باید کاملاً صیقلی و خم کاری شده باشند تا باعث پارگی اسناد یا آسیب به دست کاربران نشوند.
در بحث امنیت نگهداری اسناد، پوشش رنگ قفسه اهمیت زیادی دارد؛ رنگ های پودری الکترواستاتیک علاوه بر زیبایی، یک لایه محافظ در برابر زنگ زدگی و خوردگی ایجاد می کنند که از انتقال اکسید آهن به کاغذ جلوگیری می نماید. همچنین، استفاده از نگهدارنده های پرونده (غشگیر) برای جلوگیری از کج شدن و دفرمه شدن اسناد در قفسه های نیمه پر الزامی است.
سیستم متحرک
همان طور که پیش تر اشاره شد، سیستم های بایگانی ریلی یا متحرک، اوج تکنولوژی در تجهیزات بایگانی هستند. نقش این سیستم ها در امنیت نگهداری اسناد فراتر از یک قفسه معمولی است. مکانیزم حرکت روان این سیستم ها باید به گونه ای باشد که ضربه و شوک به اسناد وارد نکند. وجود سیستم های ضد واژگونی (Anti-tilt) در این سازه ها، امنیت جانی کاربران و امنیت فیزیکی اسناد را در زمان زلزله تضمین می کند.
علاوه بر این، امکان تعبیه درب های کرکره ای یا لولایی بر روی هر یونیت به صورت جداگانه، لایه های امنیتی را افزایش می دهد و امکان تفکیک دسترسی ها را فراهم می سازد.
چک لیست امنیت بایگانی سازمانی
برای اطمینان از رعایت اصول ایمنی در بایگانی، مدیران می توانند از چک لیست زیر استفاده کنند. ابتدا، وضعیت فیزیکی ساختمان را بررسی کنید؛ آیا دیوارها و سقف عایق هستند و نشتی آب وجود ندارد؟ سپس، سیستم های الکتریکی را پایش کنید؛ سیم کشی ها باید استاندارد و دارای محافظ باشند. در مرحله بعد، سیستم های اطفای حریق را تست کنید؛ آیا کپسول ها شارژ دارند و سنسورها فعال هستند؟
بررسی سیستم های کنترل دسترسی گام بعدی است؛ آیا قفل بایگانی سالم است و دوربین ها تمام نقاط را پوشش می دهند؟ همچنین، وضعیت دما و رطوبت را با دیتالاگرها چک کنید. در نهایت، آموزش پرسنل را بازبینی کنید؛ آیا کارکنان با پروتکل های امنیت نگهداری اسناد و واکنش در شرایط اضطراری آشنا هستند؟ اجرای منظم این چک لیست، سلامت سیستم بایگانی را تضمین می کند.
سخن پایانی
اگرچه فناوری های دیجیتال چهره مدیریت اطلاعات را دگرگون کرده اند، اما اسناد فیزیکی همچنان به عنوان سند نهایی و مرجع حقوقی انکارناپذیر، شالوده اصلی اعتبار و هویت سازمان ها را تشکیل می دهند. امنیت نگهداری اسناد در دنیای پرمخاطره امروز، دیگر یک انتخاب اختیاری یا یک اقدام لوکس اداری نیست، بلکه ضرورتی اجتناب ناپذیر برای تضمین تداوم کسب و کار و حفاظت از میراث سازمانی محسوب می شود.
مدیرانی که با نگاهی ژرف نگر به استقبال ایمن سازی آرشیوهای خود می روند، در واقع سازمان خود را در برابر طوفان حوادث غیرمترقبه و تهدیدات امنیتی بیمه می کنند و از وقوع بحران های حقوقی و مالی در آینده پیشگیری می نمایند.
حفاظت از این گنجینه های کاغذی نیازمند تغییری بنیادین در نگرش ها و زیرساخت ها است. عبور از شیوه های سنتی انبارداری و حرکت به سمت استانداردهای مدرن که در آن کنترل دقیق دما و رطوبت، سیستم های اطفای حریق تخصصی و مکانیزم های کنترل دسترسی هوشمند حرف اول را می زنند، تنها راه دستیابی به سطوح بالای ایمنی است.
پیاده سازی صحیح اصول امنیت نگهداری اسناد نشان دهنده بلوغ مدیریتی یک مجموعه است و پیامی روشن از نظم، تعهد و مسئولیت پذیری را به مشتریان و ذی نفعان منتقل می کند.
سوالات متداول
- آیا دیجیتالی کردن اسناد نیاز به امنیت نگهداری اسناد فیزیکی را از بین می برد؟
خیر، دیجیتالی کردن تنها یک نسخه کپی ایجاد می کند و جایگزین کامل اصل سند نیست. اسناد فیزیکی به دلیل ارزش قانونی و اصالت، همچنان باید حفظ شوند. امنیت نگهداری اسناد فیزیکی تضمین می کند که در صورت حمله سایبری یا خرابی سرورها، نسخه اصلی در دسترس باشد.
- بهترین سیستم اطفای حریق برای بایگانی چیست؟
سیستم های گازی مانند FM200 یا سیستم های آیروسل بهترین گزینه هستند. این سیستم ها برخلاف آب، هیچ آسیبی به کاغذ و جوهر نمی رسانند و با حذف اکسیژن یا قطع زنجیره آتش، حریق را در ثانیه های اول خاموش می کنند که برای امنیت نگهداری اسناد حیاتی است.
- رطوبت مناسب برای بایگانی کاغذ چقدر باید باشد؟
رطوبت نسبی ایده آل برای کاغذ بین 45 تا 55 درصد است. رطوبت کمتر باعث خشکی و شکنندگی کاغذ می شود و رطوبت بالاتر خطر رشد کپک و قارچ را افزایش می دهد. حفظ این تعادل یکی از اصول پایه ای در امنیت نگهداری اسناد است.
- چگونه می توان دسترسی به اسناد محرمانه را محدود کرد؟
استفاده از سیستم های طبقه بندی اطلاعات، قفل های بیومتریک یا کارتی هوشمند، دوربین های مداربسته و ایجاد زون های امنیتی مختلف در داخل بایگانی، از روش های موثر برای کنترل دسترسی و ارتقای امنیت آرشیو مدارک است.
- آیا نور معمولی اتاق به اسناد آسیب می زند؟
بله، نورهای دارای اشعه ماوراء بنفش (UV) مانند نور خورشید و برخی لامپ های فلورسنت باعث تخریب شیمیایی کاغذ و محو شدن جوهر می شوند. برای امنیت نگهداری اسناد باید از لامپ های LED استاندارد و پرده های ضخیم استفاده کرد.