معرفی بایگانی ریلی
یکشنبه, 07 خرداد 1396 ساعت 10:12

به تمامی سوابق واسناد ومدارک عمومی یا تاریخی که دولت یا یک سازمان دولتی یا اداره یا مؤسسه و یا تأسیساتی از این قبیل نگهداری می کنند و اسناد ومدارکی که خانواده یا فرد در رابطه با کار خود تهیه و یا دریافت می‌ نمایند وآن‌ها را تحت نظر خود محافظت یا نگهداری می کنند، بایگانی می گویند.از آن زمان که بشر مدارک مربوط به زندگانی و فعالیت‌های اقتصادی و نیز جزئیاتی از زندگی شخصیی خود را توانست برروی مواد و اجسام با دوام ثبت نماید؛ و در مکانی جمع آوری کرد، بایگانی ایجاد شد.

 

 

 

بایگانی دارای طبقه بندی، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک است و آرشیو محلی برای نگهداری دائمی اسناد و مدارک گرانبها خواهد بود که بسیار ارزشمند است و هر سازمان براساس نیاز خود مکان نگهداری از مدارک را که اصطلاحا به آن آرشیو می گوید را انتخاب نموده و اصولا در آرشیو که شامل خلاصه ای از مکاتبات اداری است که ارزشمند بوده و با گذشت زمان ارزش نگهداری از آن ها هم افزایش خواهد یافت.

اصول بایگانی

  • اصل منشأ یا خاستگاه: این اصل حکم خواهد کرد که شکل اولیه‌  اسناد  حفظ گردد تا ترتیب آن‌ها به هم نخورد.
  • اصل نظم اولیه: پدید آورنده بر اساس منظور خاصی اسناد را در کنارهم چیده و فرض می کنیم که آن ترتیب، دارای منطق می باشد و نباید از بین برود. نظم اولیه سند برای اولین بار در دهه ۱۸۸۰ میلادی مطرح گردید. طبق این اصل اگر نظم اولیه اسناد را شخص یا سازمانی ایجاد کند که خود از ابتدا نگهدارنده اسناد بوده‌، باید نظم را حفظ کند.

به دلیل این که پوشه های اصلی وفرعی دریک سازمان بسیار گسترده می باشد در نتیجه باید برای منظم کردن و همچنین مشخص کردن مجوزهای دقیق هر یک از پوشه ها سیستم بایگانی اداری را مورد استفاده قرار داد.بایگانی ریلی نوعی از بایگانی اداری است که امروزه استفاده از آن در ادارات رایج شده است.

بایگانی ریلی چیست؟

 

بایگانی ریلی

ساختار بایگانی ریلی تعداد زیادی از پوشه های را شامل می شود که هر پوسوه حاوی چندین زیر پوشه است و برای نگهداری اسناد مهم هرسازمان از آن استفاده خواهد شد. درسیستم بایگانی ریلی ،امنیت بزرگ ترین مزیت است. پوشه هایی که در بایگانی ریلی نگه داری می گردد امنیت و اسناد مجاز از اهمیت زیادی برخوردارمی باشد. در رابطه با امنیت میزان دسترسی و اینکه چه کسانی به پوشه هایی موجود در بایگانی ریلی می توانند  دسترسی پیدا کنند،  اهمیت زیادی دارد و این ویژگی ها از پوشه مادر به ارث رسیده است.

با توجه به همه توضیحاتی که در رابطه با بایگانی و آرشیو دادیم برای نگه داری بهتر و در عین حال دسترسی سریع تر به اطلاعات توصیه می شود از سیستم بایگانی اداری ، بایگانی ریلی را مورد  استفاده قرار دهید.

معمولا در اکثر ارگانها با مشکل کمبود فضا مواجه خواهید شد، سیستم بایگانی ریلی متحرک با حذف راهروهای اضافه و تنها با حفظ یک راهرو به صورت متغیر صرفه‌جویی در فضا به وجود می آورد و همینطور نکته مهماین است که افزایش ظرفیت بایگانی تا 90 % است. در این سیستم، قفسه ها بر روی ریل قرار گرفته و با استفاده از فرمان مخصوص حرکت می کنند و فضای راهروی مورد نظر راا ایجاد خواهند کرد.