چگونه بایگانی کنیم؟
شنبه, 31 تیر 1396 ساعت 12:30

در بیشتر سازمان ها و اداره ها به منظور نگهداری و محافظت از سند ها و مدارک سازمان خود باید آنها را بایگانی نمایند. حجم اسناد به مرور زمان بیشتر می شود و می تواند  امکان دسترسی به مدارک را دچار اختلال نماید. بایگانی اسناد و مدارک سازمان ها با استفاده از روش های زیادی انجام می گیرد. در گذشته سیستم هایی برای  بایگانی وجود داشت که بسیار ساده و در عین حال دشوار بود. اما امروزه می توان به راحتی با سیستم های جدید بایگانی ریلی با خیال راحت و به بهترین نحو کار بایگانی را انجام داد. سیستم های بایگانی جدید دارای طراحی منحصر به فردی می باشد که می توان به شما در داشتن یک سیستم کار آمد کمک شایانی نماید. در این سیستم های نوین می توانید از امکانات بسیار زیادی برخوردار باشید که این امکانات در سیستم های بایگانی در گذشته و به صورت سنتی وجود نداشت.

چگونه بایگانی کنیم؟

دسترسی به اسناد در این سیستم ها بسیار راحت می باشد و به راحتی می توان با جستجوی اطلاعات مربوطه به سند مورد نظر دسترسی پیدا کرد. این سیستم دیگر مانند سیستم های بایگانی در گذشته نیست که با دشواری پرونده ها و اسناد را در بین حجم زیادی از اسناد یافت. شما می توانید برای بهره مندی از بهترین روش برای بایگانی اسناد و مدارک خود استفاده نمایید. سیستم های بایگانی نوین دارای ویژگی های خاصی است که به شرح زیر می باشد:

  • از زیبایی ویژه ای برای داخل ادارات و سازمان ها برخوردار است.
  • در مقایسه با سیستم های سنتی بایگانی قدیمی که جای بسیار زیادی را اشغال می کردند، فضای کمی را به خود اختصاص می دهد.
  • دسترسی به مدارک در آن بسیارساده و راحت می باشد و هر کسی نمی تواند به آن دسترسی پیدا کند.
  • سیستم های بایگانی ریلی که به عنوان سیستم های نوین وارد بازار شده است، دارای امنیت بسیار بالایی برای نگهداری اسناد می باشد.

چگونه بایگانی کنیم؟

در گذشته با استفاده از سیستم های قدیمی تمام اسنادی که در داخل بایگانی قرار داشت، در بعضی مواقع اسناد دستکاری می شد، از بین می رفت و یا آسیب می دید. اما امروزه شما می توانید با به کار بردن این سیستم های نوین به بایگانی اسناد خود با اطمینان خاطر بپردازید. همه سیستم های بایگانی  ریلی الکترونیک هستند و حتی گردش سند ها در داخل این سیستم ها برای جستجوی اسناد به صورت الکترونیکی انجام می شود.